¿Cómo documentar el modelo de procesos de la organización?

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Publicado por Angeles Quirós el 12/06/2018 01:27:35 PM

Como lo prometí en el artículo anterior  sobre la Documentación gráfica del Enfoque basado en procesos: el Método Eurossad, hoy veremos los principales criterios para modelar el Nivel1 (N1) del método Eurossad, llamado “Sistema”.

Parecería que el primer paso es plantarnos frente a una hoja en blanco y definir cuáles son los procesos de la organización. Definitivamente este “dilema” suele ser el primer obstáculo con el que nos encontraremos, por lo que ante esta incógnita la recomendación es recordar que los procesos ya existen en la empresa, y sólo el reto es identificarlos. A continuación te comparto mis recomendaciones.

 

CONSIDERACIONES PRÁCTICAS PARA EL MODELADO DEL N1

1. Ser definido por el equipo directivo: Debe ser el resultado de un proceso de reflexión del equipo responsable de la dirección, en donde consideren entre otros aspectos: los factores para la satisfacción del cliente, los factores clave de éxito, las estrategias y la misión de la organización

2. Nombrar procesos, no áreas funcionales: Por cada proceso se coloca un rectángulo sombreado y dentro escribiremos su nombre. Recuerda que los procesos son “ciclos completos” que agregan valor a otro(s) proceso(s). Por ejemplo “Compras” no es un proceso, sino una actividad necesaria dentro del proceso de “Suministro de bienes y servicios”.

3. El nombre debe indicar lo que se espera del proceso: Es dotar de sentido desde el mapa del Sistema a cada componente. Un mismo proceso podría llamarse “Planeación estratégica” o “Definición del rumbo”.

4. Verificar que hay entre 8 y 16 procesos: El método Eurossad recomienda verificar que el Sistema cuenta con al menos ocho procesos, que es el número mínimo necesario para un modelo de negocio, y máximo 16. Cuando hay más procesos, con frecuencia se identificaron áreas o procedimientos como procesos.

5. Establecer agrupaciones por tipo de proceso: Esto permite establecer analogías entre los procesos, al mismo tiempo que facilita la interrelación y la interpretación del mapa en su conjunto. Una posible clasificación podría ser en procesos estratégicos, operativos y de apoyo. Otra clasificación podría ser procesos de planeación, de gestión de recursos, de realización del producto, y de medición y análisis. La organización debe determinar la que mejor responda a su operación

6. Establecer la secuencia y las interrelaciones globales entre los procesos: Las interrelaciones se establecen a partir de varios elementos, como la ubicación física: poner un proceso en la parte superior tiene una connotación distinta que ponerlo en la parte inferior. Se puede establecer una secuencia de izquierda a derecha o de arriba abajo. El código de colores y el tamaño de la forma del proceso también representan secuencia e interrelación.

7. Dotar de personalidad el modelo. Es recomendable que los procesos se distribuyan de forma que adopten una representación única relacionada con la empresa. Frecuentemente me encuentro con la confusión de querer representar el modelo de procesos de la organización utilizando el modelo propuesto por la ISO 9001, cuando éste último es sólo una explicación gráfica de la estructura de la norma.

Es común que una organización desarrolle un primer modelo, y que posteriormente se percate que requiere ajustes, debido a que logró un mayor conocimiento de sus procesos, o identificó la falta de algún proceso relevante, o el mismo negocio tuvo cambios que ahora es necesario reflejar.

En la siguiente liga encontrarás algunos ejemplos de Modelos de Sistemas realizados bajo el método Eurossad, que pueden servirte como referencia.

Es común que una organización desarrolle un primer modelo y que posteriormente se percate de que requiere ajustes, debido a que logró un mayor conocimiento de sus procesos, o identificó la falta de algún proceso relevante, o el mismo negocio tuvo cambios que ahora es necesario reflejar.

En la siguiente liga encontrarás algunos ejemplos de Modelos de Sistemas realizados bajo el método Eurossad, que pueden servirte como referencia.

 

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