Elementos básicos de un software para la gestión de procesos y la excelencia operacional exitosa de una empresa

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Publicado por Angeles Quirós el 27/09/2018 11:42:55 AM

En este artículo abordaremos los temas a tomar en cuenta cuando adquieres un software para la gestión de procesos de una empresa, y es que todos los softwares dicen ser efectivos, pero a la hora de su implementación, pueden resultar algunos inconvenientes que más que acelerar la gestión de los procesos en una empresa, entorpecen la eficiencia operacional, e impidan el crecimiento de la productividad.

¿Qué debes de tomar en cuenta a la hora de comprar un software de gestión de procesos para lograr la excelencia operacional?

Esta es una pregunta constante, pero lo que debes tener en cuenta es que un software debe de contar con una gestión 360. ¿Qué es esto?, a continuación te lo explicaremos.

Un software 360, permite analizar tu operación, mapear tus procesos, administrar los riesgos, controlar la información, difundir el conocimiento y gestionar la mejora de tus procesos de forma sencilla e intuitiva, ahora explicaremos un poco más estos puntos.

1.- Mapeo de procesos: Un software 360 debe permitirte el análisis y modelado de tus procesos para identificar mejoras, así como la rápida comprensión de parte de todos los integrantes de la organización. Y cuando decimos que vas a mapear tu organización, verifica que el modelador gráfico te permita reemplazar tus procedimientos en texto, por mapas que todos comprendan. Tus usuarios agradecerán, no buscar la información en un mar de documentos.

2.- Gestión de los riesgos:Un auténtico software 360, te permitirá hacer una gestión integral de tus riesgos, bajo cualquier normatividad (calidad, seguridad, ambiental, control interno, etc.) permitiéndote tener una visión global de todos tus riesgos, y dar un seguimiento a la efectividad de tus controles.

4.- Control de la información: Aquí es importante que el software te permita gestionar tus documentos de forma rápida y ágil, con ciclos de validación de documentos totalmente parametrizable y con la posibilidad de saber de un vistazo en qué etapa está cada documento. Te será muy útil si además cuenta con indicadores de implementación que te permitan saber el porcentaje de lectura de cada documento, e identificar si tus usuarios están consultando la información.

5.- Difusión del conocimiento: Este es uno de los elementos fundamentales de un software de gestión. La soluciòn informática que selecciones debe ayudar a que todos tus usuarios encuentren la información que deben conocer de forma rápida y estructurada. Debe avisarles cuando ha habido cambios y permitirles hacer comentarios para mejorar los mapas y documentos. Esto asegurará que tienes un sistema “vivo” que la gente realmente utiliza y que asegura la alineación de la operación con los objetivos de la organización.

6.- Verificación del apego a los procesos: No basta con que los mapas de procesos se realicen y la gente los consulte. Lo importante es que la operación se lleve a cabo como se definió en el proceso. La práctica más común para verificar el apego, son las auditorías.Un software 360 debe permitirte programar cualquier auditoría, ya se interna, externa, o de verificación de apego. Debe facilitarte la planeación de tus auditorías, la creación de checklistspara la ejecución de las auditorías, y visualizar el avance y cierre de cada una de tus auditorías.

7.- Seguimiento de acciones: Esta es la joya de la corona. Un software de gestión integral, debe permitirte “cerrar con broche de oro” todas las acciones que se generaron en las etapas anteriores. Saber quien tiene asignadas qué tareas, asegurar que las tareas para el cierre de cualquier incidencia se van cumpliendo a través de un workflow que se sigue paso a paso, y mostrarte el nivel de avance de todas las tareas de tu sistema de gestión.

La principal diferencia de este tipo de softwares con otro softwares de gestión de calidad, es que un software 360 involucra una gestión sistemática de procesos y posee una metodología para la excelencia operacional.

Si necesitas una asesoría o tienes dudas acerca de un software para la gestión óptima de tu empresa, solicita una demostración aquí.

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