Métodos para documentar el enfoque basado en procesos

Metodos
Publicado por Angeles Quirós el 4/06/2018 11:52:00 AM

Los sistemas documentales han tenido una importante evolución. Desde la versión de 1994 de la norma ISO 9001, en donde se ponía un énfasis especial en la documentación y se hacía exclusivamente a través de textos, hasta el enfoque 100% gráfico, que es el más recomendable para abordar los nuevos requerimientos relacionados con la documentación de la norma ISO 9001 en su versión 2015.

Con la versión de la norma del 2000, una tendencia muy común fue integrar a los textos un diagrama de flujo de información, que en el mejor de los casos es una reiteración del texto. Esto incrementó la complejidad del sistema documental, y en muy pocos casos facilitó el enfoque de procesos. El diagrama de flujo es una herramienta diseñada para describir cómo fluye la información, para posteriormente automatizarla en un sistema informático, por lo que con frecuencia nos encontramos con algunas limitantes para expresar algunos aspectos organizativos.

En esta misma línea, encontramos herramientas más sofisticadas, como los BPMS (Business Process Management Software), que tienen exactamente el mismo objetivo que los diagramas de flujo, y también las mismas carencias cuando queremos utilizarlos para transmitir aspectos organizativos a todos nuestros colaboradores.

La alternativa que recomiendo y que he tenido la oportunidad de aplicar en múltiples organizaciones, es el método de análisis y modelado gráfico de procesos, el cual se basa en el resultado de una investigación realizada por la Comunidad Europea durante la década de 1980, llamada OSSAD. Este método utiliza el principio de la gestión sistémica de procesos y retoma la tendencia hacia las interfaces gráficas de los sistemas informáticos. Además permite estructurar todo el sistema documental a través de mapas de procesos, prescindiendo de los textos y facilitando la comprensión de los procesos para todos los participantes de la empresa.

 

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